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合众人寿复印机租赁项目介绍

2016-11-28 来源:易租网 作者:小易
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面对挑战

合众人寿办公员工已逾300余名,对打印文件 (销售资料、客户文件及内部通讯) 的质量需求极高。为求全面提升办公室效能,决心对外谋求以租代购一站式的打印设备与文件管理方案。

行政管理困难

人机使用比率低,而且器材来自不同供应商,消耗品管理和储存复杂,加上单据繁复,管理困难。

无形开支庞大

由于拥有大量不同品牌及型号的复印机及打印机,需购买及储存不同种类的消耗品,开支及维修费用庞大,电费及人力管理资源消耗亦高。

打印成本高昂

使用大量小型桌面打印机,而其打印成本比多功能数码复合机高出数倍。

打印质素欠佳

有大量旧式打印机,打印质量参差不齐未如理想。

工作流程复杂

文件打印系统分散于五层办公室,打印扫描工序未有统一管理,影响员工效率及对客户之服务质素。
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解决方案

>>统一使用多功能数码复合机,取代办公室各种部门共用的打印机、复印机及传真机。当中包括多台高品质优质彩色数码复合机,能全面提升彩色文件打印质量。

>>采用无纸传真方案,避免将传真打印出来,减低浪费纸张。

>>多功能数码复合机可将文件扫描及储存于服务器内。用户可方便随时搜寻需要文件,更可用不同方式将文件传送到其他部门传阅,方便变更、编辑、搜寻及撷取,加强文件处理效率。

>>配合管理软件,可以了解不同部门及不同楼层之文件打印使用情况,提升文件管理系统之行政管理效能。

>>采用按印付费模式,不论打印、复印或传真,都按打印量统一收费,大大简化了行政上的管理。

>>提供加密打印及资讯保安方案,可在文件打印时设定密码,再于多功能复合机的操作版面上输入密码才打印出来,便可确保文件资料保密。

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方案成果

>>透过新规划设备的配置及分布位置,打印机总数量由80多台减至4台,节省办公空间之余,更提升每一台多功能复合机的效能。

>>完善的无纸传真方案,有效减低垃圾传真,大大减少用纸量,也合乎环保原则。

>>方便易用的文件撷取功能让用户随时搜寻需要文件,回应客户的查询,减少回应时间,提高顾客满意度。

>>按印付费方式多方面简化行政作业,无需再为采购耗材配件费时费心,减低行政管理工作负担,也提高公司营运效率。

>>配合管理软件,实行密码打印,能确保客户个人资料私隐,防止泄密。

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